Excel基础：格式化
Excel格式化是指对单元格内容进行视觉呈现方式的调整，它不改变实际数据内容，但能显著提升数据的可读性，根据格式应用的范围，格式可分为"单元格格式"和"数据格式"。本文介绍了这两类格式的主要设置方法，并在文末附加了一张思维导图，方便大家查阅理解。
文章目录
- 一、单元格格式
- 1.1 字体格式
- 1.1.1 字体类型/大小
- 1.1.2 加粗/斜体/下划线
- 1.1.3 删除线/上标/下标
- 1.1.4 边框
- 1.1.5 背景颜色
- 1.1.6 文字颜色
- 1.2 对齐方式
- 1.2.1 水平对齐
- 1.2.2 垂直对齐
- 1.2.3 文字方向
- 1.2.4 自动换行
- 1.2.5 合并单元格
- 二、数据格式
- 2.1 常规/数值/货币
- 2.1.1 千分位/小数
- 2.2 日期/时间
- 2.3 百分比/分数
- 2.4 条件格式
- 2.4.1 突出显示单元格规则
- 2.4.2 最前/最后规则
- 2.4.3 数据条/色阶/图标集合
- 三、格式复制
- 3.1 格式刷
- 3.2 格式复制
- 3.3 格式填充
- 3.4 快速格式应用
- 四、思维导图
一、单元格格式
单元格格式主要设置数据的视觉外观，如字体、颜色、粗细、倾斜、下划线等，目的是方便查看或突出显示某些数据。
1.1 字体格式
字体格式设置的是文字本身的视觉特征，如字体类型、字号大小、加粗、倾斜等属性。
1.1.1 字体类型/大小
- 操作：开始 → 字体 → 选择字体/字号
1.1.2 加粗/斜体/下划线
- 操作：开始 → 字体 → B/I/U 按钮
- 快捷键：加粗(Ctrl+B)、斜体(Ctrl+I)、下划线(Ctrl+U)
1.1.3 删除线/上标/下标
- 操作：Ctrl+1 → 字体 → 特殊效果 → 删除线/上标/下标
1.1.4 边框
- 操作：开始 → 字体 → 边框下拉 → 选择边框样式
1.1.5 背景颜色
- 操作：开始 → 字体 → 填充颜色
- 渐变填充：Ctrl+1 → 填充 → 可设置渐变效果
1.1.6 文字颜色
- 操作：开始 → 字体 → 字体颜色
- 建议：深色文字配浅色背景更易阅读
1.2 对齐方式
对齐方式是指不同单元格内容在水平/垂直方向上的位置和对齐方式，对齐可以让内容看起来更工整。
1.2.1 水平对齐
- 操作：开始 → 对齐方式 → 左对齐/居中/右对齐
- 缩进调整：开始 → 对齐方式 → 增加/减少缩进 可调整文字与边缘的距离
1.2.2 垂直对齐
垂直对齐控制的是文字在垂直方向的位置：
- 操作：开始 → 对齐方式 → 顶端对齐/垂直居中/底端对齐
1.2.3 文字方向
默认情况下文字都是从左向右展示，某些特殊情况，例如表头，窄列，可能需要文字倾斜/垂直显示，这时就需要调整文字方向。
- 操作：开始 → 对齐方式 → 方向
1.2.4 自动换行
单元格中的文字默认是一直向后的，当内容过长时用单元格去适应文字长度会导致列宽过大，这时需要使用"自动换行"来让文字适应单元格的宽度：
- 右方单元格无内容时，会覆盖显示。
- 右方单元格有内容时，会被截断，即无法看到完整的单元格内容。
- 操作：开始 → 对齐方式 → 自动换行
1.2.5 合并单元格
合并单元格常用在顶部标题，多级表头，注意合并单元格时只有左上角单元格的内容会保留下来，其余的都将丢失。另外合并单元格还会限制排序、筛选等操作。
- 操作：开始 → 对齐方式 → 合并后居中
二、数据格式
数据格式指是数据类型，不同的数据类型有不同的显示格式，同时也会影响某些计算。
2.1 常规/数值/货币
常规/数值/货币/会计专用是常用的数值格式，当需要进行数值计算时，常选择这些格式，根据类型不同可能会增加相应的货币符号。
- 操作：开始 → 数字 → 常规/数值/货币
2.1.1 千分位/小数
对于比较长的数字，增加千分位和调整小数位数可以方便阅读：
- 千分位显示：开始 → 数字 → 千分位分隔样式（逗号）
- 小数位调整：开始 → 数字 → 增加/减少小数位
2.2 日期/时间
用于设置时间类型数据的显示格式，可以使用默认格式，也可以自定义格式。
- 操作：开始 → 数字 → 日期/时间
- 操作：Ctrl+1 → 数字 → 时间 → 类型，可以设置时间12/24小时显示。
- 操作：Ctrl+1 → 数字 → 自定义 → 类型，这里可以自己自定显示格式，不仅限于日期，数值等类型都可以自定义格式。
2.3 百分比/分数
百分比格式下数字会乘以100并加上百分号，如0.5会变为50%，分数格式下数值不会计算，而是以"分子/分母"的形式显示。
- 操作：开始 → 数字 → 百分比/分数
- 快捷键：Ctrl+Shift+5
2.4 条件格式
条件格式是指Excel通过判断单元格的值是否满足特定条件来改变单元格的外观（如颜色、字体等），常用来突出显示数据中的重要信息或异常值。
2.4.1 突出显示单元格规则
突出显示单元格规则指根据某种规则突出显示单元格，常用规则：大于/小于/介于/重复值
- 操作：开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 选择规则
下面的例子选择为大于45的数值设置红色。
2.4.2 最前/最后规则
最前最后可通过百分比或值来定位最前/最后的数据，例如查找最大的N个数据，或定位前10%、高于平均值的数据等。
- 操作：开始 → 条件格式 → 最前/最后规则 → 选择规则
下面的案例找出最小的3个值。
2.4.3 数据条/色阶/图标集合
数据条/色阶/图标集通过背景颜色、图标等显示数据的相对关系，例如下例中的数据条就是根据单元格的值来填充不同长度的数据条，可以直观比较数据的大小。
- 操作：开始 → 条件格式 → 数据条
三、格式复制
格式也是单元格的属性，因此也可以像复制内容一样进行复制，常用的方法有：格式刷、选择性粘贴、格式填充等。
3.1 格式刷
格式刷的作用就是复制源单元的格式，然后"刷"到目标单元格上，可以根据需要选择单次格式刷和连续格式刷。
- 单次格式刷：选中源单元格 → 单击格式刷 → 刷目标格
- 连续格式刷：选中源单元格 → 双击格式刷 → 连续刷多个（ESC或再次点击格式刷取消）
3.2 格式复制
使用Ctrl+C复制源单元格后，选中目标单元格右键 → 选择性粘贴，然后仅粘贴格式。
- 操作：复制源单元格 → 选中目标单元格右键 → 选择性粘贴 → 格式
- 选择粘贴选项时，菜单栏会变透明并显示粘贴后的效果预览。
3.3 格式填充
对于连续的单元格，可以拖动源单元格右下角的填充句柄，完成填充后选择"仅填充格式"。
3.4 快速格式应用
对于单次格式操作，可以用F4快速重复，注意这个只能重复最后一项格式操作，如果单元格有多种格式（颜色、加粗、背景等），还是要采用其他方式复制。
- 快捷键：F4（重复上一格式操作）
- 适用场景：批量应用相同格式
四、思维导图
