主数据变更流程

主数据（如客户、供应商、产品等）的变更流程（新增、更新、停用等）是主数据管理（MDM）的核心环节，其设计需兼顾数据质量（准确性、一致性）、业务合规（审批权限、审计追踪）和系统协同（多系统同步）。以下以 “客户主数据” 为例，详细拆解新增和更新的标准流程，并说明关键设计要点。

一、客户主数据变更的核心原则

在设计流程前，需明确三个核心原则，确保流程既规范又高效：

1. 唯一性：通过唯一标识（如客户编码、税号）避免重复创建。
2. 权责清晰：明确数据提交者、审核者、维护者的角色分工（如销售提交、财务审核税号）。
3. 全链路同步：主数据变更后，需实时同步至依赖系统（如 CRM、ERP、BI），避免数据孤岛。

二、客户主数据新增流程（从申请到生效）

新增客户是主数据生命周期的起点，流程需严格校验数据完整性和唯一性，避免 “垃圾数据” 流入系统。

1. 流程步骤（标准 8 步）

graph TDA[发起申请] --> B[数据校验]B -->|校验通过| C[查重检查]B -->|校验失败| A[返回修改]C -->|无重复| D[业务审批]C -->|有重复| E[合并/驳回]D -->|审批通过| F[生成主数据编码]D -->|审批驳回| A[返回修改]F --> G[写入MDM系统]G --> H[同步至下游系统]

• Step 1：发起申请

  • 提交者：业务人员（如销售、客户经理）通过前端表单（MDM 门户、CRM 页面）填写客户信息。
  • 必填字段：客户名称、类型（企业 / 个人）、联系方式、所属区域、行业等（根据业务定义 “必填项”）。

• Step 2：数据校验（自动）

  • MDM 系统或表单工具自动校验字段格式（如手机号合法性、邮箱格式）、必填项完整性。
  • 例：若 “税号” 为空且客户类型为 “企业”，则校验失败，返回提示补充。

• Step 3：查重检查（自动 + 人工）

  • 自动查重：基于关键字段（名称、税号、手机号）在 MDM 系统中模糊匹配（如 “ABC 公司” 与 “ABC 集团” 可能重复）。
  • 人工确认：若存在疑似重复，提交者需确认是否为同一客户（避免误判），若确认重复则跳转至 “合并流程”。

• Step 4：业务审批（分级）

  • 根据客户重要性（如年交易额、规模）设置分级审批：
    • 普通客户：区域经理审批；
    • 大客户（如年交易额超 1000 万）：销售总监 + 财务审批（审核税号、付款条件）。
  • 审批节点可通过工作流工具（如 Flow、MuleSoft RPA）自动流转。

• Step 5：生成主数据编码

  • 审批通过后，MDM 系统自动生成唯一客户编码（如 “CUST - 区域 - 年份 - 序号”：CUST-SH-2024-0001），作为全系统唯一标识。

• Step 6：写入 MDM 系统

  • 客户信息正式存入 MDM 主库，状态标记为 “生效”，并记录创建人、创建时间等元数据。

• Step 7：同步至下游系统

  • 通过集成工具（如 MuleSoft、CDC）将新增客户同步至依赖系统：
    • CRM（Salesforce）：创建客户记录，关联编码；
    • ERP（SAP）：创建客户账户，用于订单结算；
    • BI 系统：更新客户维度表，支持分析。

三、客户主数据更新流程（信息变更）

更新流程需区分 “普通字段”（如地址）和 “关键字段”（如税号、客户类型），关键字段需更严格的审批。

1. 流程步骤（核心 5 步）

graph TDA[提交更新申请] --> B[判断字段类型]B -->|普通字段| C[轻量审批]B -->|关键字段| D[高级审批]C/D --> E[更新MDM系统]E --> F[同步至下游系统]

• Step 1：提交更新申请

  • 申请人（通常为客户维护专员）填写需更新的字段及原因（如 “地址变更：因客户搬迁”）。

• Step 2：判断字段类型

  • 系统自动识别更新字段是否为 “关键字段”（需提前定义，如税号、客户等级、付款条件）。

• Step 3：分级审批

  • 普通字段（地址、联系人电话）：直属经理审批即可；
  • 关键字段（税号、客户类型）：需财务、法务联合审批（避免税务风险）。

• Step 4：更新 MDM 系统

  • 审批通过后，MDM 系统更新字段值，同时记录变更历史（旧值、新值、变更人、时间），支持追溯。

• Step 5：同步至下游系统

  • 触发变更同步：
    • 若通过 CDC 捕获 MDM 变更，自动推送至 Salesforce、ERP；
    • 若为关键字段变更，可通过 Platform Event 通知各系统更新关联业务（如 ERP 需重新校验税号合规性）。

四、关键设计要点

1. 变更历史追踪

   • 所有新增 / 更新操作需记录完整日志（谁改了、改了什么、为什么改），支持审计（如应对税务检查）。
   • 示例：在 Salesforce 中通过 “历史跟踪” 功能记录客户字段变更，或在 MDM 系统中保留版本快照。

2. 冲突处理

   • 多系统同时更新同一客户时，需通过 “时间戳 + 优先级” 解决冲突：
     • 以 MDM 系统的更新时间为准，覆盖下游系统的旧数据；
     • 若 ERP 中客户信用等级变更，需同步至 MDM 后再反向同步至其他系统，避免源头不一致。

3. 异常处理

   • 同步失败时（如 ERP 系统宕机），集成工具需触发重试机制，并通过告警通知管理员（如邮件、Slack）。
   • 例：MuleSoft 监控到同步失败后，将任务放入死信队列（DLQ），1 小时后自动重试，3 次失败则告警。

4. 停用 / 删除流程

   • 客户注销时，需先标记为 “停用”（而非直接删除），确保历史业务数据可关联；
   • 停用后，同步至下游系统冻结相关操作（如 CRM 禁止新增订单，ERP 禁止付款）。

五、工具支撑

• 主数据存储：专用 MDM 工具（如 Informatica MDM、Reltio）或自建 MDM 库；
• 流程引擎：Salesforce Flow（轻量审批）、MuleSoft Anypoint（复杂跨系统流程）；
• 集成同步：MuleSoft（跨系统编排）、CDC（数据变更捕获）、Platform Event（事件通知）；
• 查重工具：通过 API 调用第三方服务（如企查查）验证企业信息，减少重复。

通过标准化新增和更新流程，结合工具实现自动化流转和同步，可确保客户主数据在全企业范围内的一致性和准确性，为业务决策（如客户分层、风险控制）提供可靠支撑。