ONLYOFFICE 协作空间 企业版使用秘籍-8.使用虚拟数据房间，处理机密文档更安全

在当今快节奏的社会中，信息已成为极其关键的资源，因此，保护敏感数据至关重要。ONLYOFFICE 协作空间中的虚拟数据房间（VDR）提供了一个安全便捷的工作空间，确保文档受到严密保护的同时，也能实现轻松访问与高效协作。

阅读本文，了解具体如何使用虚拟数据房间的核心功能。

什么是虚拟数据房间

虚拟数据房间是 ONLYOFFICE 协作空间中的一种房间类型，专为存储、管理和共享机密文件而设计。 通常用于需要高安全性和问责制的业务流程，如金融交易、法律事务和公司管理。

您可以使用虚拟数据房间的多种数据处理功能：数据索引（可更改索引并生成房间文件结构的摘要报告）、文件有效期设置、限制复制和下载以及水印设置。

主要功能

• 自动数据索引，生成摘要报告

• 设置文件有效期

• 限制文件复制和下载

• 为文档添加水印

• 基于角色的表单填写

使用场景

• 尽职调查

• 金融交易

• 房地产交易

例如，您需要组织一笔包含大量敏感财务记录的交易。以下步骤介绍了如何使用虚拟数据房间完成此操作。

如何使用虚拟数据房间

步骤 1. 创建虚拟数据房间

只需几个简单步骤，即可创建一个新的虚拟数据房间：

1. 前往房间板块，然后点击新建房间按钮或+加号图标。

2. 选择虚拟数据房间类型。

3. 输入房间的名称。

4. 您也可以选择添加标签或图标。

5. 在房间设置面板中启用必要的设置：

• 自动索引：启用自动索引功能，按序列号对文件和文件夹进行索引。所有用户的默认排序方式将设置为按序号排序。

• 文件有效期：设置文件有效期，此房间中的文件会在定义的时间段后自动删除。有效期从文件上传/创建之日起开始计算。

• 设置天数、月数或年数，然后选择必要的操作：移至回收站或永久删除。

• 限制复制和下载：使用此设置，可禁用“可查看”权限的用户下载和复制内容。

• 添加水印到文档：使用水印保护此房间中的所有文档。如果文档已经包含水印，则不会被替换。

您可以选择查看者信息选项，并调整文本水印的以下设置：

• 添加水印元素：用户名称、用户电子邮件、用户 IP 地址、当前日期、房间名称。

• 添加静态文本

• 位置：对角线或水平线。

您也可以选择图像选项，上传图像文件并调整图像水印的以下设置：

• 缩放：从可用缩放比例值中选择所需的缩放比例值：100%、200%、300%、400%、500%。

• 旋转：选择所需的值：0°、30°、45°、60°、90°。

注：在编辑虚拟数据房间时也可以调整这些设置。

6. 点击创建。

步骤 2：将文档添加到房间

使用新创建的房间或操作菜单中的快速操作按钮添加文档：

• 在线创建新文档、电子表格、演示文稿和 PDF 表单。

• 从协作空间的“文档”或“房间”部分添加文件和文件夹。

• 从您的设备上传文件和文件夹。

步骤 3：将授权用户添加到房间

现在，您需要将访客或已在协作空间中注册的用户添加到房间，以便处理文档。

在虚拟数据房间中，可用的权限级别包括房间管理员（付费）、内容创作者、可编辑、可查看、可填写表单。房间管理员和内容创作者都可以创建和上传新文件及文件夹并进行管理，此外，房间管理员还可以管理用户和访问设置。要添加房间管理员，您可以从现有的协作空间联系人中选择一位房间管理员或协作空间管理员。

可编辑权限支持的文件操作：编辑、评论、审阅、查看、填写表单，而可查看权限仅可查看文件，可填写表单权限可以填写表单。

邀请访客和用户：

1. 前往房间信息 -> 联系人信息，然后使用邀请联系人图标 

2. 创建通用链接，用于在房间内进行自我授权。如有必要，请更改权限级别。该链接将被复制到剪贴板。这样，您只能邀请访客。

3. 或者，使用下方的手动添加部分添加现有的协作空间联系人，或通过电子邮件亲自邀请新用户。输入电子邮件地址并按 Enter 键，或从列表中选择现有联系人。如有必要，请更改权限级别。您可以添加多封电子邮件，然后点击发送邀请。

默认情况下，访客和用户将以“可查看”的权限级别添加到房间，他们只能查看文档。您可以选择“内容创创作者”或“可编辑”来代替默认的“可查看”选项。新访客将被添加到您的访客列表中。

如果您想使用基于角色的表单填写功能，请分配“可填写表单”权限。

在虚拟数据房间中使用 PDF 表单时，根据权限级别可以执行以下操作：

表单填写者只能查看自己参与的已配置 PDF 表单。

步骤 4. 根据角色填写表单

从 3.1 版本开始，您可以在虚拟数据房间中按角色填写表单。

首先，打开 PDF 表单，然后点击表单选项卡上的管理角色按钮创建角色。

点击表单字段，然后使用“表单设置”面板上的谁需要填写这个？选项，为选定的表单字段分配必要的角色。

所有角色创建完毕并调整字段后，点击表单右上角的开始填写按钮。

在“开始填写”面板上，按指定顺序为房间成员分配角色。角色顺序与角色管理器中创建的顺序相对应。点击加号图标，选择所需成员，然后点击选择按钮。要移除选定的参与者，请点击用户名旁边的叉号图标。

将角色分配给房间成员后，点击开始按钮。

接下来，您可以复制表单链接并将其发送给参与者，还可以查看哪些人已经填写了或访问了表单。您也可以前往房间或打开表单。

文件旁将显示进行中状态。当指定人员需要填写表单时，会看到轮到您填写表单状态。只有在此状态下，用户才能填写分配给自己的字段。完成表单后，点击完成并提交按钮，即可转交给下一位参与者。

您还可以从文件上下文菜单中选择填写状态选项来查看完成进度。如果您想停止填写，请使用“填写状态”面板上的停止按钮或表单上下文菜单中的停止填写选项。房间中文件旁边将显示已停止状态。所有参与者填写完表单后，房间中文件旁边将显示已完成状态。

步骤 5：使用文档跟踪工作

使用顶部工具栏在房间内执行以下操作：

• 导出数据房间索引：导出虚拟数据房间的索引。包含房间文件结构摘要报告的 xlsx 文件将导出至“文档”部分。

• 编辑索引：重新排序文件并删除虚拟数据房间索引中的空格。您可以使用箭头手动逐个更改文件顺序，或使用顶部的重新排序选项。

您可以在房间信息 -> 历史记录面板跟踪所有更改。

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