群晖 NAS 如何帮助培训学校解决文件管理难题

在现代教育环境中，数据管理和协同办公的效率直接影响到教学质量和工作流畅性。某培训学校通过引入群晖 NAS，显著提升了部门的协同办公效率。借助群晖的在线协作、自动备份和快照功能，该校不仅解决了数据散乱和丢失的问题，还大幅节省了存储空间和备份时间，最终实现了教务工作的高效管理和数据安全保障。

一：用户背景

天津市某培训学校的李先生是该校学历部的负责人，负责部门的整体运营。李先生希望通过使用群晖来解决学历部在教务工作中遇到的文件管理散乱和备份问题。

二：面对的挑战

李先生所在的学校目前在籍学生共有1万余人，而且每年新生生源量约为3500人。这导致教务工作量非常大，包括繁杂的表格、学生作业、学籍资料等数据的管理。这些数据不仅内容众多，还需要进行备份和协同编辑。

此前，这些数据由各个分管的教务主任进行管理，教师间的协作主要依赖微信文件的收发。文件整理并归档后，存储在教务主任个人的本地硬盘中。

李先生决定为学历部改良存储和共享方案是因为一次停电事故。2023年5月，学校所在区域突然停电，导致一位教务主任的电脑故障，硬盘损坏且无法读取。当时临近毕业，该教务主任的硬盘中存放着大量毕业生的答辩视频。为了恢复这些数据，李先生花费了大量时间、金钱和精力。

三：解决方案

在了解李先生所在部门数据丢失的惨痛经历和面临的困扰后，群晖提供了DS923+及相关硬盘。凭借在家中使用群晖的经验以及对部门工作的熟悉，李先生高效地完成了部署与设置。

集中存储，高效读取

完成部署后，李先生为部门中需要处理教务工作的老师们开设了账号，并通过文件协议将DS923+挂载到他们的工作电脑上。他要求各位老师将自己负责的学生资料、答辩视频等数据统一存入DS923+的指定文件夹中，从而有效解决了文件散乱的问题。由于依托于本地网络传输，老师们在读取或使用文件时并未感觉到任何差别，在不降低效率的基础上，成功实现了数据“上云”。

权限分管，避免误操作

此外，李先生还为每位老师的账户设置了工作权限，只允许他们查看或操作权限范围内的数据。这不仅更好地保护了每位学生的隐私数据，也能防止老师由于不熟悉电脑而导致的误删误改等误操作。

远程访问，协同办公

对于整个部门效率提升最大的改变是引入了 Synology Drive。在教务工作中，许多表格通常需要多位老师协同完成。使用 Drive 进行协同办公后，有权限的老师可以同时编辑同一个表格或文档，免去了反复收发文件的麻烦，更利于文件版本的统一。

此外，Drive 还大大提升了远程办公的便利性。以前，老师外出或回家时只能通过 U 盘来回拷贝文件，而现在，他们可以直接通过手机编辑文件。这一改变显著提升了工作效率和便利性。

定时快照，高效备份

在完成上述部署后，李先生还利用群晖的快照功能，每天下班后定时对重点文件夹进行快照，防备勒索病毒及误删误改等特殊情况。

此外，为了防止数据丢失的惨剧再次发生，李先生还使用群晖的 Active Backup for Business，定时将教务主任电脑中的重要数据自动备份到 NAS 中。

四：成果

1. 使用群晖 NAS 后，部门的协同办公效率提高了2倍以上。以安排课表为例，以往每位教务老师需先安排自己负责的部分，再进行汇总，需要两天以上的时间。现在通过群晖在线协同，老师们只需在同一张表格上进行排课安排，所见即所得，一天即可完成，大大提高了排课效率。

2. 此外，使用群晖 NAS 还减少了数据重复率，节约了存储空间。以前，由于学生答辩视频是分阶段存放的，每位老师的本地电脑上都会存放重复的视频内容，浪费硬盘空间。使用群晖后，老师们将答辩视频统一存放在指定目录下，可以观看同一份视频，这较之前节省了本地电脑30%的磁盘空间。

3. 群晖 NAS 还提升了备份效率，减少了时间和精力的支出。以前，为备份教务老师的电脑（共13台），需要一台一台手动操作，耗时至少一天。现在通过群晖自动化备份，不仅提高了备份的频率，还大幅降低了运维工作量。